Перечень сопроводительных документов на перевозку груза

Для организации доставки товара, отправителю нужно собрать и правильно оформить сопроводительные документы. Это условие выступает обязательным, так как при оформлении договора на грузоперевозку содержимого багажа, заказчик несет ответственность за предоставление перевозчику нужных документов. Если между отправителем и получателем содержимого багажа не заключен договор на перевозку товара, то заказчику нужно подготовить и оформить ряд вспомогательных сопроводительных документов.

Прежде чем доверить перевозчику багаж, нужно подготовить соответствующие документы

Характеристика основной документации

При подготовке сопроводительной документации для перевозки груза, отправителю нужно знать, какие документы подготовить, какие относятся к основным и второстепенным, их роль в доставке содержимого багажа. К главным документам, наличие которых обязательно, относятся:

1. Коносамент товарно-транспортная.
2. Лист путевой. Этот документ предоставляет грузоперевозчик, его выписывает компания, которая оказывает услугу. Для предприятий и организаций путевой лист выдается в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Для индивидуальных предпринимателей в согласно Приказу Минтранса России от 30.06.2000 г. № 68 «Об введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте».
3. Договор. Это соглашение составляется между отправителем товара и перевозчиком, водителем. Документ заключается между участниками процесса по взаимному согласию сторон. Если этого соглашения нет, то обязательно нужно иметь доверенность на доставку товара, транспортную или товарно-транспортную накладную. Соглашение определяет меру ответственности сторон, способы оплаты за услуги, форс-мажорные ситуации и действия, обязательства отправителя и грузоперевозчика.

Образец путевого листа

Характеристика товарно-транспортной фактуры

Этот документ поможет вам произвести доставку товара и произвести расчет с перевозчиком. В обычной товарной накладной, финансовый аспект не предусмотрен. Товарно-транспортная документация отображает в себе информацию и стоимость товара, какую услугу предоставил грузоперевозчик, какая общая сумма оплаты за предоставленный сервис. Выписывает и подготовляет документ отправитель груза.

В разделе, что характеризует транспортные аспекты, указывается путь, маршрут, номер рейса. Поставки содержимого багажа, информация и техническая характеристика автотранспортного средства, данные всех водителей, которые принимают участие в перевозке груза.

Есть раздел, что предоставляет информацию о содержимом товара, его вес, количестве, габариты, данные про упаковку, общую себестоимость груза. Заверяют товарно-транспортную фактуру подписями всех сторон, участников процесса. Выписывается накладная в четырех экземплярах. Одна копия экземпляра остается у грузоотправителя, второй экземпляр передается получателю товара, третий выдается перевозчику и четвертый образец остается для произведения расчета за предоставленную услугу.

Второстепенные документы

При перевозке груза наличие основного пакета документов обязательно. Есть ряд документации, которая выступает вспомогательной, дополнением к основным деловым бумагам. К второстепенным относятся:

1. Таможенная фактура. Этот акт составляется для характеристики содержимого багажа, его веса, количества, стоимости. Выписывается таможенная фактура тогда, если перевозка груза будет выполнена частично.
2. Сертификат, что подтверждает качество товара. Такой сопроводительный сертификат отвечает за характеристику, специфику багажа и нужен не со всех случаях перевозки.
3. Фактура, счет-фактура. Фактура нужна для свидетельства взаимоотношений и обязательств перевозчика и получателя. Фактуру требуют иметь и представить сотрудники ГИБДД.

Сертификат качества требуется не во всех случаях

Требования к водителю

Для поставки багажа, полный комплект сопроводительной документации нужно иметь и водителю, перевозчику груза. Это должно быть:

1. Права на вождение, водительское удостоверение.
2. Справки, подтверждающие регистрацию транспортного средства.
3. Документация о технической исправности автомобиля.
4. Справка, что подтверждает право водить автомобиль, право владения транспортным средством.
5. Копию трудового договора, если автомобиль принадлежит не водителю.
6. Страховка. При поставке продуктов питания, медицинских средств, косметических препаратов транспортное средство должно отвечать и соответствовать всем санитарным нормам.

Партнерский контент

Сопроводительные документы для международной грузоперевозки

Беларусь

Для грузоперевозки в Беларусь и обратно отправителю понадобятся:

• Юридическому лицу — 4 экземпляра CMR (ЦМР) и 2 экземпляра товарной накладной. Все документы необходимо заверить синей печатью отправителя
• Физическому лицу — 4 экземпляра CMR, товарная накладная или опись груза — 2 шт.

Казахстан

Чтобы отправить груз в Казахстан понадобятся разные комплекты документов в зависимости от того, кто является отправителем и получателем груза.

От юридического лица — юридическому лицу:

• — CMR (ЦМР) — 4 шт.
• — Товарная накладная — 2 шт.

От юридического лица — физическому лицу:

• — Копия документов получателя с двух сторон: паспорт, удостоверение личности или вид на жительство — по 1 шт.
• — CMR (ЦМР) — 4 шт.
• — Товарная накладная — 2 шт.

От физического лица:

• — Копия документов получателя с двух сторон: паспорт, удостоверение личности или вид на жительство — по 1 шт.
• — CMR (ЦМР) — 4 шт.
• — Опись груза — 2 шт.
• — Для новых вещей: копия кассового или товарного чека — по 1 шт.

Для отправки груза из Казахстана отправителю понадобятся:

• Юридическому лицу — 4 экземпляра CMR (ЦМР) и 2 экземпляра товарной накладной. Все документы необходимо заверить синей печатью отправителя
• Физическому лицу
   — 4 экземпляра CMR, товарная накладная или опись груза — 2 шт.

Киргизия

Список необходимых документов для отправки груза в Киргизию будет различаться в зависимости от того, кем является получатель.

Получатель — физическое лицо:

• Копия документов получателя с двух сторон: паспорта или идентификационной карты — по 1 шт.
• CMR (ЦМР) — 4 шт.
• Товарная накладная или опись груза — 2 шт.

При отправке груза в адрес физического лица для дальнейшего использования в коммерческих целях требуется: 

• Копия документов получателя с двух сторон: паспорта или идентификационной карты — по 1 шт.
• CMR (ЦМР)— 4 шт.
• Товарная накладная — 2 шт.
• Сопроводительная накладная с подписью получателя — 2 шт. Принимается в заполненном виде.
• Справка о налоговой регистрации получателя — 1 шт. Предоставляется в оригинале, либо её копия, заверенная печатью получателя или нотариально. Справка о наличии налоговой регистрации получателя действует в течение 30 календарных дней со дня её выдачи. Поэтому просьба предоставлять справку с датой выдачи не более 14-ти дней от текущего дня.

Получатель — юридическое лицо:

• CMR (ЦМР) — 4 шт.
• Товарная накладная — 2 шт.
• Сопроводительные накладные с печатью и подписью получателя — 2 шт. Принимаются в заполненном виде.
• Справка о налоговой регистрации получателя — 1 шт. Предоставляется в оригинале, либо её копия, заверенная печатью получателя или нотариально. Справка о наличии налоговой регистрации получателя действует в течение 30 календарных дней со дня её выдачи. Поэтому просьба предоставлять справку с датой выдачи не более 14-ти дней от текущего дня.

Для отправки грузов из Киргизии отправителю понадобятся:

• Юридическому лицу — 4 экземпляра CMR (ЦМР) и 2 экземпляра товарной накладной. Все документы необходимо заверить синей печатью отправителя
• Физическому лицу — 4 экземпляра CMR и 2 экземпляра товарной накладной или описи груза.

 

Пожалуйста, перед заполнением бланков описи и СMR, скачайте:

Вcе сопроводительные документы для грузоперевозки в страны ЕАЭС предоставляются отправителем. Документы предназначены для транспортировки груза и получателю не передаются.
При отсутствии полного комплекта документов возможность отправки необходимо согласовать со специалистом Деловых Линий. По требованию сотрудников таможенного контроля могут быть запрошены дополнительные документы на груз.

Перечень товаросопроводительных и транспортных документов

Инвойс (Invoice)

Инвойс («invoice» — англ., «rechnung» — нем., “lasku” – финск., «factura» — исп., «fattura» — итал.) – счет, счёт-фактура, грузо-сопроводительный документ, который выписывается/оформляется продавцом товара покупателю за определенную партию товара. 

Инвойс содержит наименование и адреса продавца и покупателя; дату и номер заказа покупателя; описание проданного товара; сведения об упаковке; точные обозначения и номера, указанные на упаковке; цену товара; условия поставки и платежа. Инвойсная цена указывается согласно условиям договора. Помимо своего основного назначения, инвойс может использоваться в качестве накладной, направляемой вместе с товаром, а также для удостоверения происхождения товара. 

Проформа-инвойс (Proforma invoice)

Счет-проформа содержит сведения о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом, т.к. не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Поэтому, выполняя все остальные функции счета, он не выполняет главной функции счета как платежного документа. Счет-проформа может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Обычно он выписывается при поставках товаров на консигнацию, на выставки, аукционы, поставках давальческого сырья по договорам на переработку, поставках товаров в качестве дара или безвозмездной помощи (в этом случае может выписываться только для целей таможенной оценки). 

Упаковочный лист (Packing list)

В упаковочном листе приводится список позиций груза (сборного груза) с указанием номеров мест, в которые они упакованы, и весом каждого места. Упаковочный лист – грузо-сопроводительный документ. Является дополнением к счету-фактуре.

Экспортная декларация (EX-1)

Это общепринятый международный документ, который подтверждает экспорт товара для грузов, произведённых и проданных из стран (ЕЭС). С погашением европейской декларации на таможне отправления из стран ЕЭС (при отправке груза с транзитного склада) поставщику подтверждается факт вывоза товара с территории ЕЭС. Данный факт позволяет покупателю товара избежать уплаты внутриевропейского НДС (VAT). 
Декларация ЕХ-1 должна сопровождать грузы европейского происхождения, которые следуют далее с транзитного склада за пределы стран ЕЭС. 
Декларация ЕХ-1 оформляется поставщиком/агентом поставщика или перевозчика/экспедитора, которые имеют на это соответствующую лицензию. Декларация ЕХ-1 должна быть проштампована на таможне отправления. 

Транзитная декларация (T-1)

Северный паспорт (Т-1) — гарантийный документ для таможенного транзита. Он должен сопровождать (по территории ЕЭС) все грузы неевропейского происхождения (например, из США, Азии и т.д.) и грузы, приходящие с европейских таможенных складов (bonded/customs warehouse). 
Транзитная декларация Т-1 на грузы, прибывающие по суше, делается на границе ЕЭС, если груз прибывает извне, либо поставщиком/агентом поставщика или перевозчика/экспедитора — если груз пришел с таможенного склада внутри ЕЭС. 
На авиагрузы/грузы идущие морем, из стран, не входящих в ЕЭС, Т-1 делается прямо в аэропорту/порту прибытия уполномоченным агентом. Если груз отправлен самолётом из страны ЕС и требует Т-1, данная декларация должна быть предоставлена отправителем/поставщиком, либо груз должен сопровождаться авианакладной со специальной пометкой. 
Транзитная декларация Т-1 составляется на основании инвойса и упаковочного листа.

Товарно-транспортная накладная (накладная CMR)

Товарно-транспортная накладная составляется не менее чем в трех экземплярах, которые должны быть подписаны отправителем и перевозчиком. Первый экземпляр накладной предается отправителю, второй сопровождает груз, а третий остается у перевозчика. Кроме этого в накладной указано, что перевозка осуществляется независимо от любых оговорок, согласно положениям Конвенции о договоре международной перевозки грузов (КДПГ).

Книжка МДП (CARNET TIR)

Для упрощения осуществления таможенных формальностей применяется книжка МДП, действующая на основании «Таможенной конвенции о международной перевозке грузов с применением книжки МДП».
Каждая книжка МДП состоит из двух страниц: обложки, желтого отрывного листа и корешка, набора белых и зеленых отрывных листов и корешков, содержащих описание груза и таможенных наложений, и протокола о происшествии, который заполняется в случае повреждения в пути пломб или груза. Выпускаемые в настоящее время книжки МДП содержат 14 или 20 отрывных листов, в зависимости от количества стран, пересекаемых при перевозке. На каждую перевозку одним транспортным средством выдается одна книжка МДП, действительная до завершения перевозки при условии оформления ее таможней страны отправления в сроки, установленные гарантийным объединением. В процессе перевозки таможенные органы, как правило, контролируют только сохранность таможенных наложений и внешнее состояние транспортного средства, изымают отрывные листы книжки МДП и оформляют соответствующие корешки, которые остаются в книжке. Однако любой таможенный орган сохраняет за собой право проведения контроля перевозимых грузов.
Сначала заполняется обложка книжки (допускается заполнение шариковой ручкой), а после загрузки на основании международной накладной на пишущей машинке заполняется грузовой манифест книжки (отрывные листы) из расчета два листа (четный и нечетный) на каждую страну, включая страну отправления и страну назначения и все транзитные страны. Грузовой манифест составляется на языке страны отправления, но у водителя должен находиться полный перевод данных по грузу. Вес, объем и все размеры должны быть приведены в метрических единицах, а стоимость — в валюте страны отправления. Книжка МДП должна заполняться четко, с проставлением всех требуемых данных и с необходимым количеством отрывных листов.
Если для опознавания тяжеловесных или громоздких грузов необходимы упаковочные листы, фотографии, схемы и т.п., то все эти документы должны быть заверены таможенными органами и прикреплены к каждому листу обложки книжки. Кроме этого, на всех отрывных листках в рубрике «прилагаемые к манифесту документы необходимо указать все необходимые сведения.
Если в пути таможенные пломбы и печати случайно повреждены, или груз погиб или поврежден, перевозчику следует немедленно обратиться к ближайшим таможенным органам, которые составят протокол, приведенный в книжке МДП, который остается в книжке МДП до прибытия груза в таможню места назначения.
Книжка МДП является документом строгой отчетности и должна быть возвращена в АСМАП. Возврату подлежат также все книжки, срок действия которых истек, книжки, у которых испорчены или использованы все отрывные талоны, и книжки, оформленные на автотранспортные средства, снятые с эксплуатации. Передача или перепродажа книжки МДП другому перевозчику запрещена и влечет за собой применение строгих санкций.

Транспортные документы — список, функции перевозочных документов

При транспортировке грузов по России и за её пределами особое внимание следует уделить оформлению транспортных документов. Правильность и точность их заполнения позволит беспрепятственно перевезти груз по территории РФ или доставить груз в другие страны. Существует несколько видов документов установленной формы. В них содержится информация о перевозчике, отправителе и получателе груза, товаре, его количестве и состоянии.

Содержание статьи

Перечень товаросопроводительных документов

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

 

Товарно-транспортная накладная

Транспортная накладная основной документ, форма и содержание которого варьируются в зависимости от вида транспорта, на котором осуществляется перевозка. Специальные формы существуют для авиационных, морских и железнодорожных перевозок. Но в большинстве случаев, они оформляются для перевозки автомобильным транспортом.

Поставщик оформляет накладную в 3 экземплярах (для себя, перевозчика и получателя).

В накладной указываются:

• вес,
• количество мест,
• способ упаковки,
• информация о пломбировании,
• время приёмки груза.

В накладной описывается также перечень всех других сопроводительных документов (сертификаты, паспорта качества, разрешения, инструкции и др.). Подробнее о правилах заполнения ТТН читайте здесь.

Перевозочный документ — TIR

TIR или МДП (международные дорожные перевозки) — документ, который даёт водителям грузового транспорта право следования без уплаты пошлин и трансграничного досмотра до места назначения. Правила утверждены в соответствующей международной конвенции.

Для учёта предусмотрена специальная книжка МДП с отрывными листами, каждый из которых изымается по мере прохождения очередного таможенного пункта пропуска.

Количество страниц может достигать 20, что позволяет осуществлять транспортировку через территорию 10 стран (в т.ч. страны отправителя и получателя грузов). TIR действует на территории стран-участников конвенции.

Carnet ATA

Carnet ATA — таможенный документ, действие которого распространяется на территории многих стран. Он может использоваться в качестве замены таможенной декларации, позволяет ускорить и упростить временный ввоз грузов, предназначенных для ярмарок и выставок, спортивного снаряжения.

С TIR можно следовать до места назначения без досмотра и уплаты пошлин.

Документ применяется также при международных транспортировках образцов продукции, техники и других товаров, не предназначенных для продажи, коммерческого использования, ремонта, модификации.

Преимущества оформления Carnet ATA:

1. Сокращение времени и расходов на оформление временного ввоза груза;
2. Отсутствие необходимости в оформлении других таможенных документов;
3. Возможность использования в качестве финансовой гарантии, банковые и другие гарантии не нужны;
4. Отсутствие необходимости в уплате ввозной пошлины;
5. Продолжительность действия составляет 1 год;
6. Отсутствие необходимости в переводе документа на язык страны, куда следует товар;
7. Возможность продать продукцию с помощью сотрудников таможенного органа;
8. Широкая сфера применения.

CMR накладная

CMR — международная товарно транспортная накладная представляет собой подтверждение договора между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.

В документе отражается основная информация о:

• количестве товара,
• перевозчике,
• отправителе,
• адресате,
• сопроводительных документах,
• время следования груза.

Там же указывается какой товар поступил на таможню с указанием точного времени прибытия, времени его получения адресатом с указанием состояния товара.

CMR накладная обязательна к оформлению в следующих случаях:

• Осуществление транспортировки автотранспортом;
• Предусмотренное вознаграждение за транспортировку;
• Расположенные в разных странах места погрузки и разгрузки;
• Участие хотя бы одной из стран, резиденты которой участвуют в грузоперевозках, в соответствующей Конвенции.

На каждую единицу транспорта должно приходиться по 1 накладной.

При перевозке опасных грузов данный факт обязательно указывается в накладной, описывается:

• их характер,
• меры предосторожности для обеспечения безопасности.

Товарно-транспортный документ — коносамент

Коносамент представляет собой документ, который перевозчик отдаёт грузоотправителю. Он подтверждает право собственности на отгруженную продукцию. Изначально коносамент использовался при морских или речных грузоперевозках, сегодня он широко применяется при транспортировке товаров разными путями, в последнем случае его называют сквозным. Полная информация о видах коносамента в этой статье.

Функции коносамента:

1. Расписка перевозчика в получении товара с описанием состояния груза;
2. ТТН;
3. Товарораспорядительный документ;
4. Подтверждение договора транспортировки;
5. Обеспечение кредита по продукцию.

Заключение

Любые грузоперевозки требуют оформления документов. При внутренних перевозках достаточно товарно-транспортной накладной, где указывается информация об отправителе и получателе, товарах и их количестве. При осуществлении международных перевозок необходимо заполнить TIR, Carnet ATA, CMR накладные, коносамент. Их оформление упрощает, удешевляет и ускоряет процедуру прохождения таможни разных стран.

Бесплатная консультация по телефону:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

Сопроводительные документы для международной грузоперевозки

Беларусь

Для грузоперевозки в Беларусь и обратно отправителю понадобятся:

• Юридическому лицу — 4 экземпляра CMR (ЦМР) и 2 экземпляра товарной накладной. Все документы необходимо заверить синей печатью отправителя
• Физическому лицу — 4 экземпляра CMR, товарная накладная или опись груза — 2 шт.

Казахстан

Чтобы отправить груз в Казахстан понадобятся разные комплекты документов в зависимости от того, кто является отправителем и получателем груза.

От юридического лица — юридическому лицу:

• — CMR (ЦМР) — 4 шт.
• — Товарная накладная — 2 шт.

От юридического лица — физическому лицу:

• — Копия документов получателя с двух сторон: паспорт, удостоверение личности или вид на жительство — по 1 шт.
• — CMR (ЦМР) — 4 шт.
• — Товарная накладная — 2 шт.

От физического лица:

• — Копия документов получателя с двух сторон: паспорт, удостоверение личности или вид на жительство — по 1 шт.
• — CMR (ЦМР) — 4 шт.
• — Опись груза — 2 шт.
• — Для новых вещей: копия кассового или товарного чека — по 1 шт.

Для отправки груза из Казахстана отправителю понадобятся:

• Юридическому лицу — 4 экземпляра CMR (ЦМР) и 2 экземпляра товарной накладной. Все документы необходимо заверить синей печатью отправителя
• Физическому лицу — 4 экземпляра CMR, товарная накладная или опись груза — 2 шт.

Киргизия

Список необходимых документов для отправки груза в Киргизию будет различаться в зависимости от того, кем является получатель.

Получатель — физическое лицо:

• Копия документов получателя с двух сторон: паспорта или идентификационной карты — по 1 шт.
• CMR (ЦМР) — 4 шт.
• Товарная накладная или опись груза — 2 шт.

При отправке груза в адрес физического лица для дальнейшего использования в коммерческих целях требуется: 

• Копия документов получателя с двух сторон: паспорта или идентификационной карты — по 1 шт.
• CMR (ЦМР)— 4 шт.
• Товарная накладная — 2 шт.
• Сопроводительная накладная с подписью получателя — 2 шт. Принимается в заполненном виде.
• Справка о налоговой регистрации получателя — 1 шт. Предоставляется в оригинале, либо её копия, заверенная печатью получателя или нотариально. Справка о наличии налоговой регистрации получателя действует в течение 30 календарных дней со дня её выдачи. Поэтому просьба предоставлять справку с датой выдачи не более 14-ти дней от текущего дня.

Получатель — юридическое лицо:

• CMR (ЦМР) — 4 шт.
• Товарная накладная — 2 шт.
• Сопроводительные накладные с печатью и подписью получателя — 2 шт. Принимаются в заполненном виде.
• Справка о налоговой регистрации получателя — 1 шт. Предоставляется в оригинале, либо её копия, заверенная печатью получателя или нотариально. Справка о наличии налоговой регистрации получателя действует в течение 30 календарных дней со дня её выдачи. Поэтому просьба предоставлять справку с датой выдачи не более 14-ти дней от текущего дня.

Для отправки грузов из Киргизии отправителю понадобятся:

• Юридическому лицу — 4 экземпляра CMR (ЦМР) и 2 экземпляра товарной накладной. Все документы необходимо заверить синей печатью отправителя
• Физическому лицу — 4 экземпляра CMR и 2 экземпляра товарной накладной или описи груза.

 

Пожалуйста, перед заполнением бланков описи и СMR, скачайте:

Вcе сопроводительные документы для грузоперевозки в страны ЕАЭС предоставляются отправителем. Документы предназначены для транспортировки груза и получателю не передаются.
При отсутствии полного комплекта документов возможность отправки необходимо согласовать со специалистом Деловых Линий. По требованию сотрудников таможенного контроля могут быть запрошены дополнительные документы на груз.

Отгрузочные документы | Современный предприниматель

Отгрузочные документы — это документы, подтверждающие передачу материальных ценностей от одной компании к другой и оформляющие сделку по заключенному договору. В процессе отгрузки — передачи продукции напрямую покупателю или перевозчику, который осуществляет доставку, вместе с ценностями передаются и отгрузочные документы. Подписи покупателя на них свидетельствуют о том, что груз был надлежащим образом получен, принят и сделка состоялась. Расскажем подробно о том, какие документы относятся к отгрузочным, о правилах их оформления и обязательных реквизитах.

Отгрузочные документы — это какие документы?

Документы, сопровождающие отгрузку, обязательно описывают количество и качестве отгружаемых ценностей. Ими могут быть:

• Товарная накладная на отгрузку по форме ТОРГ-12, составляемая в 2 экземплярах поставщиком. Ее оформляют при заключении договоров поставки или купли-продажи. Обязательное условие ее оформления — накладная должна быть подписана обеими сторонами сделки: поставщиком и покупателем.

• Счет-фактура, выставляемый компаниями, уплачивающими НДС. Счет-фактура составляется также в 2 экземплярах и выставляется покупателю не позднее 5 дней с момента отгрузки.

• УПД — универсальный передаточный документ, при отгрузке заменяющий собой комплект из накладной формы ТОРГ-12 и счета-фактуры (при этом в УПД выбирается статус «1»). УПД был введен на основании закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011 г., положений НК РФ и используется согласно рекомендациям ФНС, данным в письме № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. Поля бланка УПД разрешено дополнять новыми строками, поэтому при законодательном изменении формы счета-фактуры соответственно необходимо корректировать и применяемую форму УПД (Письмо ФНС России от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).

Компания, исходя из собственных бизнес-процессов, вправе сама выбирать, какие первичные документы она будет использовать при оформлении отгрузок: товарные накладные и счета-фактуры или УПД.

При оформлении отгрузочных документов используются первичные документы унифицированной формы, утвержденные Госкомстатом. Но также закон разрешает применять и нетиповые, самостоятельно разработанные компаниями бланки накладных на отгрузку. При этом в них обязательно должны присутствовать следующие реквизиты (ст. 9 закона № 402-ФЗ):

• наименование компании или ИП, составивших документ;

• наименование отгрузочного документа;

• дата составления;

• точные названия продукции, товара с указанием физической величины, цены и стоимостной оценки в единицах измерения согласно справочника ОКЕИ;

• название должностей лиц, ответственных за оформление операции;

• их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов.

Первичные отгрузочные документы заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера. Подписывать их вправе и лица, наделенные правом подписи первичных документов согласно приказа компании или на основании выданной доверенности. Отгрузочные документы ИП подписывает сам предприниматель, если в штате у него нет сотрудников. При наличии персонала и главного бухгалтера, отгрузочные документы подписывает ИП и бухгалтер, либо уполномоченные приказом предпринимателя лица.

Транспортные отгрузочные документы

К отгрузочным документам также относятся транспортные накладные. Если передача продукции происходит на условиях самовывоза, т. е. покупатель самостоятельно приезжает на склад или в магазин продавца и забирает ценности, транспортных накладных оформлять не нужно. Если же товар передается на других условиях, требующих транспортировки груза, в этом случае составляются отгрузочные транспортные документы, как минимум в 3-х экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и водителя.

При транспортировке транспортно-логистической компанией, которая привлекает дополнительного перевозчика или водителя по отдельному договору, оригинальных экземпляров транспортной накладной должно быть, как минимум 4. В транспортных накладных обязательно указывается реквизиты перевозчика, транспорта и водителя.

При доставке автомобильным транспортом могут составляться:

• товарно-транспортная накладная формы 1-Т;

• транспортная накладная, приведенная в Приложении 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства № 272 от 15.04.2011 г.

При перевозке товара железнодорожным транспортом оформляются накладные унифицированных форм ГУ-27 и ГУ-29-О в соответствии с Правилами, утвержденными Приказом МПС № 39 от 18.06.2003 г. Их составляют в зависимости от типа перевозимого груза и способа отправки.

При авиаперевозках используют авиагрузовую накладную AWB, которая не является документом, передающим право собственности на товары. Она только подтверждает передачу груза авиакомпании в аэропорту, обязанность которой — доставить его в аэропорт пункта назначения.

При импортно-экспортных продажах и перевозках грузовым автотранспортом применяется международная товарно-транспортная накладная CMR.

Во всех транспортных документах на отгрузку строки с наименованиями перевозимого груза, грузоотправителя и грузополучателя должны полностью совпадать с данными, указанными в УПД или счете-фактуре, товарной накладной.

К отгрузочным документам поставщика могут дополнительно прикладываться:

• сертификаты, техпаспорта и другие документы, удостоверяющие качество и комплектность продуктов;

• упаковочный лист со списком передаваемых товаров, их артикулами, номерами мест, весом брутто и нетто;

• кассовые чеки, подтверждающие оплату.

Особенности оформления отгрузочных документов

Отгрузочные документы оформляет поставщик, транспортные накладные составляет также он или транспортная компания, с которой заключен договор на транспортировку. Дата отгрузочных документов должна проставляться в момент отгрузки или сразу же после ее окончания в соответствии с п. 3 ст.9 закона № 402-ФЗ. Все накладные должны оформляться в момент передачи товара покупателю или компании-перевозчику. При этом дата в УПД или товарной накладной не должна быть указана ранее даты в товарно-транспортных накладных, иначе контролирующие органы вправе посчитать сделку фиктивной и отказать в вычете НДС покупателю, если стороны выступают плательщиками НДС (постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/14).

Отгрузочные документы используются для подтверждения операций по поставкам товара, выполненным работам, услугам, а также передаче прав на имущество. С отгрузкой связан важный момент: при транспортировке товаров часто возникает риск потери и порчи товара в результате кражи, тряски, погодных условий, и тот, кто является ответственным за сохранность товара в определенный момент доставки, несет на себе все риски и связанные с ними убытки. Поэтому важно иметь правильно оформленные и подписанные отгрузочные документы, чтобы в последующем доказать правоту в арбитражном суде и возместить понесенный ущерб.

Образец УПД вы можете скачать здесь.